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CATO CENSOR:

Sistemi di ottimizzazione documenti

per le Pubbliche Amministrazioni

 

 

Premessa

 

§ 1. Il bisogno di "semplificazione"

 

"Semplificare" la procedura di consultazione, di lettura o, più a monte, di stesura dei documenti è un'operazione di controllo di qualità.

Nel caso dei testi burocratici, i primi a subire gli effetti di una bassa qualità in questo senso sono gli stessi addetti ai lavori, che si trovano quotidianamente nella necessità di utilizzare, in vari modi, una massa di documenti in continua crescita, difficili da reperire e spesso altrettanto difficili da interpretare correttamente e da sintetizzare.

Inoltre, oggi si tende sempre più a coinvolgere il cittadino medio nella vita sociale e nel processo decisionale, se non altro per far circolare le informazioni che costituiscono la base della struttura dei diritti e doveri di un cittadino. La gente, ad esempio, vuole capire perché paga nuove tasse e vuole essere chiaramente informata sulle modalità per accedere ai servizi ai quali ha diritto.

A questo proposito nel 1993 il Dipartimento della Funzione Pubblica (che fa capo alla Presidenza del Consiglio dei Ministri) ha pubblicato un nuovo quaderno (n. 8) dal titolo "Codice di Stile delle comunicazioni scritte ad uso delle amministrazioni pubbliche – proposta e materiali di studio"

 I criteri indicati dal Codice di Stile esprimono un bisogno di qualità dei documenti diverso da quello utilizzato in passato.

I moduli qui presentati intendono appunto facilitare il processo più generale della semplificazione e dello sviluppo qualitativo, rendendo l’esistente documentazione più facilmente utilizzabile per gli addetti ai lavori e maggiormente fruibile dal cittadino medio (tenendo conto del fatto che quasi il 50% ha una cultura al livello di scuola elementare, meno del 20% ha la licenza media, meno del 10% ha un diploma di scuola superiore, e neanche il 2% degli italiani è laureato [Fonte ISTAT]).

 

 

 

§ 2. La semplificazione " automatica"

 

 

L’idea che possa esistere una macchina che sostituisca completamente l’uomo in operazioni linguistiche complesse continua ad essere un’utopia.

Quello che si può avere oggi è un sistema sufficientemente flessibile, in grado di sgravare l’uomo da compiti ripetitivi ad un livello di complessità piuttosto elevato.

Nel nostro caso ciò che si propone è un sistema di moduli integrabili in grado di intervenire in modo autonomo su testi prodotti dall’uomo, organizzando logicamente i testi stessi, apportando modifiche limitate nei casi che rientrano nella base di conoscenza e offrendo opportune chiarificazioni.

Qualsiasi altra aspettativa oltre a non essere realistica risulterebbe del tutto fuorviante.

 

 

 

 

 

 

§ 3. Il settore burocratico: le "delibere"

 

 

I documenti generati dalle comunicazioni scritte delle pubbliche amministrazioni sono molteplici (il codice di stile ne elenca almeno 8 tipi diversi). Il sistema qui proposto risulta particolarmente "esperto" nella gestione di delibere ("il documento ufficiale che ratifica e accerta il risultato di un processo decisionale avvenuto in uno degli organismi collegiali che fanno parte dell’apparato civico di gestione della cosa pubblica "). Queste infatti presentano una struttura ben definita, con uso di locuzioni ricorrenti o stereotipate. Non si esclude peraltro la possibilità di adattare uno o più moduli, secondo le esigenze delle singole Amministrazioni, a forme di testo differenti. Questa adattabilità, insieme alla modularità, permette di fornire un sistema "tailor made", tagliato su misura per le diverse esigenze.

 

 

 

 

Per facilitare la gestione dei documenti delle pubbliche amministrazioni e per renderne più agevole, comprensibile ed efficace la consultazione e la lettura, anche da parte degli utenti esterni, il Gruppo DIMA ha svilupppato i seguenti moduli, integrabili tra loro.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Ultima modifica: 15 Ott 1997
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